Nézzük meg, hogy egyáltalán ki is a virtuális asszisztens? Mit csinál? És miért is hasznos?
„A virtuális asszisztens (általánosan rövidítve VA, gyakran virtuális irodai asszisztens) egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik virtuálisan, a távolból segítenek vállalkozásoknak, támogatják azok működését. A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően. A virtuális asszisztensek szabadúszó, egyéni vállalkozók, akik szerződéses kapcsolatban állnak ügyfeleikkel.” (Wikipédia)
- kevesebb stressz
A virtuális asszisztens egy online vállalkozástámogató, aki a szaktudásával, nézőpontjával, ötleteivel tud segíteni egy cég ügymenetében, ez az együttműködés magasabb szintre tudja emelni a vállalkozást. Egy vállalkozó a napi életben rengeteg stresszt él meg, rengeteg feladat tornyosul a vállán. Ilyenek például a napi adminisztrációk, ügyfélszolgálati teendők (e-mailek megválaszolása, telefonkezelés), számlázás, árajánlatok készítése, a cég reklámozása különböző felületeken (pl. Facebook, Instagram, Pinterest stb.), weboldal kezelése és feltöltése bejegyzésekkel, találkozók szervezése, különböző dokumentációk elkészítése (szabályzatok, szerződések stb.), és még hosszan lehetne sorolni. Nem kell ezekkel egyedül, napi szinten megküzdeni, főleg, ha ezek a feladatok nem tesznek ki napi 8 órát, tehát nem éri meg felvenni egy főállású alkalmazottat. Ezek mind kiszervezhetőek egy VA-nak.
- nincs távolság
A mai online világban a távolság sem akadály, két különböző országban, egymástól több száz kilométerre is lehetnek egymástól a partnerek. A megbeszélések, egyeztetések virtuálisan zajlanak, erre ma már rengeteg lehetőség adott az e-mailen kívül. Meetinget képernyő megosztással lehet akár Zoomon, Skype-on tartani, a feladatok leosztására, a határidők figyelésére rengeteg applikáció áll rendelkezésre.
- nincs bejelentés, járulékköltség
Egy virtuális asszisztens a vállalkozása adózásáért saját maga felel, vagyis a megbízónak nincs gondja a munkabérre, járulékokra, a munkaviszonnyal kapcsolatosan jelentkező egyéb teendőkre. Szerződéssel dolgozik, amelyben a feladatokat, határidőket részletezik, az elvégzett munkáról számlát állít ki. Mindezt rugalmasan, kiszámíthatóan, lehet akár hetente, havonta, vagy egy-egy projekt befejezésével.
- az idő pénz
Az asszisztens konkrétan az adott feladat elvégzésére fordítja az idejét, ezt ún. időmérő alkalmazással teszi meg. Így csak a ténylegesen elvégzett munkáért kell fizetni, és az is csak akkor, amikor kész van az adott (rész)feladat (ezeket a szerződésben előzetesen rögzítik).
A tudatosan kiszervezett munkafázisokkal pedig a megbízónál rengeteg idő szabadul fel, amit akár ügyfélszerzésre, akár új termék szolgáltatás kitalálására, de akár én időre vagy családdal töltött délutánokra is fordítható.